Prioritizace: Co dělat, když je všechno důležité
Jednoduchý systém na třídění úkolů, který vám pomůže když se zdá, že všechno potřebuje okamžitou pozornost. Není to o tom, že si všechno nevezmete najednou.
Proč se vám nedaří vybrat
Znáte to — otevřete si seznam úkolů a všechno vypadá najednou jako ta nejdůležitější věc na světě. Projekt, kterého si boss všiml. Email od klienta. Chyba, kterou si někdo všiml. Osobní věc, kterou chcete konečně vyřešit.
Problém není v tom, že byste byli neschopní. Problém je, že žádný systém vám neřekne, co je opravdu důležité teď . Mnoho z toho, co vidíte, se zdá důležité, protože je vidět. To ale neznamená, že to má být na prvním místě.
Systém tří otázek
Nejjednoduší přístup, který funguje? Položte si tři otázky na každý úkol. Není to složité, ale je to účinné.
Co se stane, když to neudělám dnes?
Opravdový problém nebo jen pocit urgentnosti? Když si odpovíte, že se nic neděje, není to pro dnešek.
Kolik času to skutečně zabere?
Malý úkol, kterému jste přisoudili velkou váhu, zmizí z vašeho seznamu za 20 minut. Velkým úkolům je potřeba věnovat blok času.
Kdo závisí na tom, že to bude hotovo?
Pokud čekají jen vy, počká. Pokud na tom závisí projekt nebo tým, je to opravdu důležité.
Jak to vypadá v praxi
Máte 8 úkolů na seznamu. Většina lidí by začala s tím, co je vidět. Vy si na ně položíte tři otázky.
Email od vedoucího? Co se stane, když nereagujete do večera? Často vůbec nic. Je to důležité, ale ne jako první věc ráno. Čeká na to někoho? Možná. Ale máte času jít do toho postupně.
Oprava chyby v kódu, která jde do produkce? Co se stane? Zákazníci se budou stěžovat. Kolik to zabere? Dvě hodiny. Kdo čeká? Tým. To je první věc ráno. Zbývajících 6 hodin patří všemu ostatnímu.
Tímto přístupem neděláte nic chytrého. Jen vidíte věci jasněji. A to je dost na to, abyste začali dělat správné věci v správném pořadí.
Kde se lidé seknou
Mýtus: “Všechno je důležité”
Není to pravda. Některé věci vám pomohou v tom, aby věci fungovaly. Jiné věci vás jen zaměstnávají. Když si kladete tři otázky, rozlišení je náhle jasné.
Mýtus: “Musím to dělat teď”
Urgence je klam. Email v 15:30 není urgentní jen proto, že přišel. Projekt na příští týden není urgentní jen proto, že vám na něj myslíte. Urgentní je jen to, co má opravdové následky dnes.
Mýtus: “Víc práce = lepší výsledky”
Chybné. Víc práce na špatných věcech = hluk. Méně práce na správných věcech = výsledky. Prioritizace vám říká, kde zaměřit energii.
Mýtus: “Není čas na prioritizaci”
Položit si tři otázky vám zabere 90 sekund na úkol. Dělat špatné věci v špatném pořadí vám zabere celý den. Spočítejte si, co je levnější.
Jak to zaznamenat
Nemusíte aplikaci. Papír a tužka fungují. Víc než 70 % lidí, které jsem znal, dělalo nejlepší prioritizaci prostě tak, že si věci napsali a pak je vyškrtli.
Stačí, aby váš systém odpovídal na tři otázky. Buď si to pamatujete v hlavě, nebo si to napíšete. Jakmile budete mít seznam úkolů seřazený podle těchto otázek, vidíte jasně, co dělat první. Zbytek se pořádá sám.
Papír — nejstarší a nejspolehlivější způsob
Jednoduché tabulky — když chcete mít otázky vidět vedle sebe
Čtverečkovaný sešit — když chcete, aby to bylo čitelné a trvalé
Začít je snadné
Dnes si vezměte svůj seznam úkolů a udělejte toto: na každý úkol si položte tři otázky. Co se stane, když to neudělám? Kolik času to zabere? Kdo na tom závisí?
Odpovědi vám řeknou, v jakém pořadí pracovat. Není to věda. Není to složité. Je to jen jasná hlava. A jasná hlava je nejjednoduší cesta k tomu, abyste dělali věci, které skutečně mají cenu.
Poznámka k obsahu
Tento článek poskytuje informace a rady na téma řízení času a prioritizace. Obsah je určen pouze pro vzdělávací účely. Každá situace je jedinečná a to, co funguje pro jednu osobu, nemusí fungovat pro druhou. Doporučujeme vyzkoušet různé přístupy a najít si ten, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám a pracovnímu prostředí. Není to lékařský, právní ani odborný poradce.